Outsourcing: uma solução estratégica para as empresas!

27/05/2024

A menos que a sua equipa tenha um Albert Einstein, um Isaac Newton, um Stephen Hawking, um Bill Gates, um William Shakespeare e, claro, um homem-aranha e várias super-mulheres, não vai conseguir gerir o negócio na íntegra. E é aqui que entra o outsourcing! Saiba porque deve considerá-lo como uma estratégia para se poder focar no que mais importa e delegar o resto a especialistas numa determinada área, que vão ajudar a impulsionar o negócio.

Neste artigo vamos falar sobre:

O que é outsourcing?

Já viu alguma empresa contratar outra empresa para realizar determinadas funções ou processos de negócio, em vez de os fazer internamente? Isso é outsourcing (ou terceirização, na tradução para português). Uma prática comum que permite delegar trabalhos específicos a fornecedores ou empresas especializadas, de forma que os colaboradores internos possam dedicar mais tempo e mais energia aos aspetos fundamentais do negócio.

Quais são as principais áreas do outsourcing?

O outsourcing abrange várias áreas, do apoio ao cliente à publicidade e marketing, passando pelas tecnologias da informação e programação, recursos humanos, contabilidade, serviços de limpeza e logística, entre outras.

Como funciona o outsourcing em Portugal?

Um pouco como no resto do mundo! O outsourcing em Portugal segue as regras gerais do Código do Trabalho que visam assegurar os deveres e direitos dos trabalhadores e as boas relações comerciais. Nesse sentido, existem várias disposições relevantes para a terceirização em Portugal, sendo que a lei aconselha as empresas a celebrar contratos detalhados com fornecedores de serviços, especificando as responsabilidades de cada parte, por exemplo. O Código do Trabalho também passa diretrizes em relação à subcontratação, estipulando que o empregador principal continua a ser responsável pelo cumprimento de certas obrigações, como a segurança no trabalho.

De resto, a Lei n.º 13/2023 aditou um novo artigo sobre “proibição de recurso à terceirização de serviços” que proíbe os empregadores de contratar serviços externos para suprir necessidades que eram asseguradas por trabalhador cujo contrato de trabalho tenha cessado nos 12 meses anteriores, através de despedimento coletivo ou extinção do posto de trabalho.

Quais são as vantagens do outsourcing?

Concentrar-se no que faz de melhor, enquanto que trabalhadores externos, especialistas, cuidam de outras áreas com a mesma dedicação e competência. Esta é a principal vantagem do outsourcing, mas existem outras!

Aumento da produtividade

Ao terceirizar tarefas secundárias, a sua empresa pode focar-se no que realmente importa, e isso significa ficar com mais tempo e mais recursos humanos para desenvolver produtos ou serviços inovadores, para melhorar a experiência do cliente ou expandir-se para novos mercados, por exemplo. Desta forma, consegue dedicar-se às atividades principais da empresa e aumentar a produtividade.

Acesso a expertise especializado

Com serviços de outsourcing, a sua empresa tem acesso a conhecimentos e técnicas inovadoras, sem ter de investir em formação, em novos recursos internos ou em tecnologias de ponta.

Redução de custos

Com terceirização a sua empresa não tem despesas com contratação de recursos internos, formação e gestão de colaboradores, nem com aquisição de infraestrutura e tecnologias. A par, também reduz outras despesas associadas à contratação de novos trabalhadores, tais como seguros de saúde, subsídio de alimentação e outros benefícios. E esta economia pode ser fundamental para a sustentabilidade e crescimento do negócio.

Redução de riscos

Tendo em conta que os profissionais contratados são especialistas com know-how na sua área de atuação, a possibilidade de erro é menor e isso ajuda a sua empresa a mitigar diversos riscos operacionais.

Flexibilidade e agilidade

A viver um momento de grande procura? Então, nada como contratar empresas externas por períodos de curta duração, em oposição à contratação de novos trabalhadores que podem não compensar quando há períodos de menor procura. Daí que o outsourcing seja uma prática reconhecida pela sua flexibilidade e agilidade para se adaptar a mudanças, permitindo ajustar a escala dos serviços.

E quais são as desvantagens do outsourcing?

O outsourcing pode ser uma estratégia empresarial poderosa, mas não está isenta de riscos e desvantagens, entre elas:

Perda de controlo

Seja uma única tarefa ou as funções de um departamento inteiro, quando terceiriza está a transferir o controlo dessa atividade para outra empresa que, por exemplo, pode não se guiar pelos mesmos padrões que a sua, afetar a qualidade de produção e deixar a marca comprometida.

Custos extra

Apesar de, regra geral, a terceirização reduzir custos, a empresa contratada pode sempre adicionar serviços extra inesperados que podem exceder o seu plafond. É por isso que quando assina um contrato de outsourcing deve assegurar todos os detalhes do serviço fornecido.

Riscos de segurança

Se o outsourcing envolver a transferência de informações sensíveis e dados confidenciais para fornecedores externos, o risco a nível de segurança e privacidade aumenta. Nesse sentido, deve garantir que os fornecedores estão em conformidade com o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e assinam uma cláusula de confidencialidade para proteger a propriedade intelectual.

Problemas com os colaboradores internos

A terceirização pode afetar os seus colaboradores, especialmente se a virem como uma ameaça aos seus empregos, gerando um ambiente de trabalho menos produtivo.

Dependência de fornecedores

A dependência excessiva de fornecedores externos também comporta riscos, porque se um fornecedor falhar, a sua empresa pode sofrer interrupções significativas nas operações, pelo que é aconselhado um plano de contingência.

Estratégias para um outsourcing eficiente

Colocou os prós e contras em diferentes pratos da balança e chegou à conclusão de que a terceirização é a solução para delegar algumas tarefas da sua empresa? Nesse caso, continue a ler para conhecer o passo a passo de um outsourcing eficiente.

Definição de objetivos

Comece por definir claramente os objetivos, tipo de trabalho e resultados esperados, para alinhar as expectativas e evitar mal-entendidos no futuro.

Seleção do fornecedor

Faça uma análise minuciosa para escolher o fornecedor mais competente, experiente e confiável, se necessário avaliando projetos anteriores.

Elaboração de um contrato de outsourcing

Um contrato de trabalho em regime de outsourcing é fundamental para estabelecer responsabilidades mútuas e também para incluir informação detalhada sobre os níveis de serviço (SLAs), penalidades por incumprimento, direitos de propriedade intelectual e mecanismos de resolução de conflitos, entre outras cláusulas.

Supervisão do projeto

Mantenha uma supervisão ativa e realize reuniões periódicas com o fornecedor para discutir o progresso do projeto.

Avaliação contínua de desempenho

Estabeleça métricas de desempenho e realize avaliações contínuas para garantir que o serviço terceirizado está a responder aos objetivos e a contribuir para as metas estratégicas da sua empresa.

E por fim, lembre-se que para maximizar os benefícios do outsourcing, deve implementar outras estratégias para aumentar a satisfação e o bem-estar dos seus colaboradores internos, como cartões refeição, seguros de saúde, vales creche e subsídios de transporte.

Estes benefícios melhoram a qualidade de vida dos colaboradores, mas também podem aumentar a produtividade e a retenção de talentos, contribuindo para o sucesso global da empresa.