Contablidade e Fecho de Contas

Temos também um glossário para nos fazermos entender melhor.

Os temas que vamos abordar:

• O que é o fecho de contas?
• Documentos a ter em conta
• Como fazer o fecho de contas? (passo a passo)
• Quando fazer o fecho de contas?

O que é o fecho de contas?

O fecho de contas são as operações a realizar no fim de um dado período, o ano ou o mês por exemplo.

Estas operações são todos os lançamentos contabilísticos não correntes, com vista ao apuramento de resultado, à elaboração do Balanço, demonstração da alteração do capital próprio, demonstração dos resultados, demonstração dos fluxos de caixa e anexos.

O fecho de contas é um procedimento contabilístico obrigatório com normas definidas quer para grandes empresas quer para pequenas, médias ou microempresas. Tem como objetivo o relato financeiro da situação patrimonial, bem como o desempenho ao nível da rentabilidade dos seus ativos para os seus mais diversos stakeholders, entre os quais se encontra o Estado.

Assim podemos dizer que o fecho de contas funciona para a gestão e para os sócios da empresa dando não só uma perspetiva global da dinâmica do negócio, como também evidenciando os resultados e as razões que os determinaram.

Documentos a ter em conta

Para a realização do fecho de contas são necessários alguns documentos essenciais, em geral já preparados, ao longo do ano, pelo contabilista ou pelas suas equipas:

• Balanço;
• Demonstração de resultados por natureza;
• Demonstração das alterações de capitais próprios;
• Demonstração dos fluxos de caixa;
• Anexos (princípios contabilísticos, detalhe das principais rúbricas e outras informações relevantes).

Como fazer o fecho de contas em contabilidade?

Como vimos o fecho de contas implica um importante trabalho para todos na empresa e para os seus contabilistas. Vamos tentar demonstrar o seu objetivo está tão bem definido e o processo com normas tão bem especificadas para cada tipo de empresa (grandes, PMEs ou micro) que se torna uma tarefa, por vezes trabalhosa, mas não tão difícil como parece.

Aqui ficam as diferentes etapas de um fecho de contas em contabilidade:

1 - A questão dos inventários

Será necessário conferir se os produtos e serviços da empresa estão devidamente contabilizados. Ou seja, é preciso controlar os stocks na sua relação com as vendas e o nível do stock de mercadorias, matérias-primas e produtos acabados.

É, por isso, que muitas vezes vemos comerciantes de portas fechadas para procederem, precisamente, ao controle e confirmação das existências. É o controle do inventário que permite o CMVMC, tão importante para o apuramento dos resultados

2 - A verificação dos Ativos

É preciso verificar se todos os movimentos relacionados com os ativos, como alienações ou aquisições estão devidamente contabilizados e que os mapas das depreciações/reintegrações estão atualizados e de acordo com a lei.

3 - Conciliação bancária

Corresponde à verificação da conformidade entre os movimentos das contas bancárias e os dados contabilísticos. Dão origem aos mapas de conciliação bancária. Também devem ser verificadas todas as operações financeiras, aplicações, créditos/financiamentos) nomeadamente:

• Contas à ordem e a prazo
• Aplicações financeiras
• Créditos (a confirmar junto do Banco Portugal)
• Livranças/contratos de leasing
• Cartões de crédito

4 - Conferência de saldos de clientes e fornecedores

Verificação de que todas as contas com os clientes e os fornecedores estão devidamente registadas na contabilidade, incluindo notas de crédito e de débito emitidas e recebidas e os respetivos valores. Deve-se também atentar na temporalidade destes movimentos para o apuramento de eventuais imparidades.

5 - Verificação das contas do pessoal

As contas com o pessoal incluem a verificação do processamento dos salários registado e dos respetivos pagamentos. Devem também ser verificadas as contribuições nas contas do fundo de compensação do trabalho.

6 - Conferência da Conta do Estado

Como o nome indica este passo corresponde à verificação dos apuramentos e dos pagamentos dos múltiplos impostos empresariais: IVA, IRC, IUC, retenções na fonte relativas a funcionários e fornecedores, IMI, taxa social única, entre eventuais outras obrigações que são definidas caso a caso.

7 - Verificação das contas de acréscimos e diferimentos

Esta verificação diz respeito ao correto lançamento dos movimentos financeiros que transitam para o ano fiscal seguinte ou que vêm do ano fiscal anterior, sejam eles recebimentos ou gastos.

8 - Remunerações a liquidar

Como alguns dos direitos dos colaboradores são relativos ao ano anterior, como o pagamento de férias e o subsídio de férias, deve verificar-se se estão corretamente lançados para o ano seguinte.

9 - Gastos com Viaturas

Verificação do correto lançamento dos gastos com viaturas: 

• IUC;
• Seguros;
• Inspeção periódica;
• Gastos com reparações e combustíveis.

10 - Cruzamento dos dados contabilísticos com o Portal das Finanças

Verificação da equivalência dos dados registados contabilisticamente com os dados do Portal das Finanças e da Segurança Social, relativos a impostos e contribuições. É importante aferir também que estão devidamente registados os imóveis e as viaturas. As vendas devem ser verificadas no e-facturas.

Quando fazer o fecho de contas?

Por imposição legal, o fecho de contas deve ser feito entre 31 de dezembro e 31 de março ou nos 90 dias após a data de fecho, no caso das sociedades cujo ano económicos não coincide com o ano civil. No entanto, e de forma a ter um melhor controle sobre a atividade e a situação patrimonial, poderão ser elaborados fechos mensais, trimestrais ou semestrais

Chegados ao fim deste processo que convém ser minucioso e sem erros, teremos um relatório contabilístico e um relatório de gestão, pois o objetivo final é, como já dissemos, avaliar os resultados, antes e depois de impostos, e monitorizar a saúde da empresa, ou seja, o saldo positivo ou negativo da sua atividade.