6 ferramentas de Transformação Digital na Gestão de Pessoas

Atualmente envolve transformação digital em toda a estrutura. E, por isso, todo o processo de Transformação digital deve priorizar a gestão de pessoas, a motivação das equipas e os benefícios para clientes, utilizadores ou parceiros. 

Neste contexto pós-pandémico já conseguimos avaliar que todas as tendências ou previsões de futuro publicadas ou avançadas em 2019/2020 sofreram mudanças abruptas. Se por um lado, houve investimentos que ficaram em standby, houve outros que foram acelerados. Tornou-se vital responder às circunstâncias em 2 frentes:

Criar as condições de trabalho para os colaboradores

Recorrendo às tecnologias obviamente, mas também a novos modelos de organização e colaboração. A transformação digital na gestão de pessoas inevitavelmente, teve de ser implementada, com ou sem estratégia.

Chegar aos seus clientes

Quer através dos canais de comunicação digitais “já tradicionais”, como as redes sociais, quer através de canais digitais inovadores que marcassem a diferença num período em que todos se tentavam fazer ouvir online.

Mas chegar aos clientes implicou também planos de distribuição robustos, convenientes e eficazes, para que os produtos ou serviços chegassem em tempo útil a quem os adquiria.

Em muitos casos estas mudanças vieram para ficar e estão a ser otimizadas, noutros tenta-se encontrar um meio termo, um modelo híbrido de trabalho que requer claramente uma transformação digital planeada. E, ainda os há, que tentam convictamente voltar aos modelos anteriores de gestão de pessoas e de trabalho.

Mas importa referir que, tal como Peter J. Abraham e Neil Perkin dizem no seu livro, The Agile Business Through Digital Transformation, são necessárias atitude e aptidão (attitude and aptitude).

A Transformação Digital é uma questão de atitude, mas também de identificar e alocar as competências necessárias. E é aqui que entra a Gestão de Pessoas.

É necessário acelerar o processo de transformação digital, definir o que é trabalho repetitivo e como sistematizar processos, eliminando os desnecessários. É evidente que a inovação está incutida neste modelo de pensamento e que é disruptivo face ao modelo tradicional de gestão e de gestão de pessoas, e que pode obrigar a um downsizing difícil de gerir nas expectativas criadas nas equipas pois pode obrigar ao realocamento de recursos humanos e técnicos. É inevitável que isso influencie o bem-estar e a satisfação para com o trabalho.

Haver uma estratégia mapeada ajuda a motivar as equipas e os envolvidos no processo de transformação digital assim como a promover o sucesso do talento interno, consequentemente a influenciar a sua produtividade.

Em qualquer processo de transformação digital, Big Data e Insights são o complemento chave ao talento.

A grande dificuldade está em transformar os dados em informação útil. E, para isso, é obrigatório investir nas competências do talento, seja ele adquirido externamente ou formado internamente.

A Forbes diz que “acelerar a transformação digital” é efetivamente a tendência nº1 em 2023 para o mundo dos negócios. Mas por onde começar?

O que é a Transformação Digital na Gestão de Pessoas?

O que é a Transformação Digital na Gestão de Pessoas ou na Gestão de Recursos Humanos? Os Recursos Humanos tradicionais baseiam-se em comunicações presenciais, preencher documentação como folhas de pagamentos, sistemas de presenças, avaliação de performance, atribuição de benefícios sociais, fichas de recrutamento e boas-vindas.

A transformação digital nos RH trata de transferir estes processos para sistemas tecnológicos, isto é, adotar ferramentas e estratégias digitais para Gestão de Recursos Humanos.

Porém, há muito a fazer antes de se iniciar qualquer processo de transformação digital nos RH, e mesmo após implementar o processo. A cultura organizacional e o mindset das pessoas demora o seu tempo a mudar.

O livro The Agile Business Through Digital Transformation tem alguns estudos de casos de processos de transformação digital e um dos exemplos é a Marks & Spencer no Reino Unido.

E há três ideias chave que ficam do processo:

1. Foi necessário formar 1000 colaboradores para os integrar na nova visão da empresa.
2. A transformação digital passou por todos os envolvidos e não apenas por uma imposição hierárquica.
3. Foi preciso modificar comportamentos, mindsets e a cultura organizacional para que o negócio sobrevivesse à era digital.

É ao nível do mindset que se torna enfática a importância de uma mudança além da tecnicidade requerida. Não importa apenas ter os dados, é o tratamento deles que traz valor a esta nova perspetiva de gestão. E esse tratamento está diretamente relacionado com as pessoas, pois elas são o core da mudança.

6 ferramentas de transformação digital a aplicar na Gestão de Pessoas

1. Digital Onboarding

Receção de novos colaboradores através de meios digitais ou ferramentas de apoio digitais. Estas ações são particularmente úteis (imprescindíveis até) aos modelos de negócio assentes em trabalho remote-first (deskless), ou seja, trabalho à distância.

2. Portais Self-Service para o colaborador 

Garantir que os colaboradores acedem rápida e facilmente à informação que lhes é útil, nomeadamente contratos, regras internas da empresa, legislação laboral, etc. Podem tomar a forma de intranets, redes sociais próprias da empresa, um número de Whatsapp ou, para empresas muito modernas, um servidor de Discord.

3. Analytics sobre as pessoas 

Dados que permitem melhor gerir, integrar, recrutar o capital humano. A utilização de ferramentas de analytics relativas às pessoas permite delinear as melhores estratégias para a gestão de talento, retenção de colaboradores, planeamento de sucessão e/ou recrutamento eficiente. Conhecer as pessoas ainda é a melhor ferramenta dos Recursos Humanos.

4. AI-Powered Applicant Tracking Systems

Aplicações baseadas em Inteligência Artificial, sejam elas de gestão, monitorização, comunicação (chatbots que respondem às FAQs de forma automatizada), gestão de horários, etc.

5. Recruiting Chatbots

Novas técnicas de recrutamento assentam em chatbots de Recrutamento que automaticamente enviam questões ou pedidos de informação a candidatos de uma determinada vaga. A receção é feita por via de chatbots, email ou messaging (Whatsapp por exemplo); e o tratamento dos dados será efetuado quando pertinente. Desta forma, o processo inicial de recrutamento é automatizado evitando erros e otimizando recursos.

6. Digital Adoption Platforms

A adoção de plataformas digitais obriga a formação sobre a sua aplicabilidade nas tarefas diárias, pelo que pode levar a formação learn on the job, ou seja, aprendizagem no local de trabalho.

Há quem lhe chame os Recursos Humanos Digitais ou a digitalização dos Recursos Humanos e pretende reduzir custos. Mas é muito mais que isso. A transformação digital na Gestão de Pessoas pretende melhorar a experiência dos colaboradores e recrutar melhor.

Benefícios da transformação digital na Gestão de Recursos Humanos

• Reduzir custos otimizando recursos.
• Eliminar tarefas repetitivas automatizando processos.
• Melhorar a experiência de trabalho do colaborador, respondendo às necessidades da força de trabalho.
• Tornar o espaço de trabalho mais agradável e eficiente.
• Agregar dados sobre as pessoas para recrutar melhorar, motivar mais e fomentar a produtividade.
• Redução de erros que surgem por processos rotineiros e repetitivos.
• Permitir uma determinada mobilidade e o trabalho remoto, promovendo a motivação e a felicidade dos colaboradores, consequentemente a sua produtividade.

É vital que as empresas se adaptem “aos novos tempos” para sobreviver e vingar na era digital. E para isso devem melhorar a experiência e felicidade do colaborador, fomentar a performance operacional através de dados e práticas automatizadas. E isto torna-se cada mais urgente com a entrada das novas gerações no mercado de trabalho.

Alguns peritos (entendam-se teóricos das mudanças sociais e organizacionais), afirmam que a mudança técnica já ocorreu nas últimas décadas em que o desenvolvimento tecnológico foi exponencial, agora chegámos à era em que cabe às pessoas fazer uso dessas mudanças e tecnologias ao seu dispor.

Está preparado para a transformação digital ou já a começou a implementar na Gestão dos seus Recursos Humanos?